W archiwach grmadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza sie dokumentację mającą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.Dokumentacją niearchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez liczbę lat określoną obowiązującymi przepisami.