Obowiązujące przepisy nakładają na organy gminy obowiązek jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony ich przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utrata w urzędzie. Określają również rejestry i ewidencje, których prowadzenie jest obowiązkowe. Dopuszczalne jest prowadzenie innych rejestrów w przypadku spraw jednorodnych i masowo napływających do urzędu, wówczas gdy pozwala to na gromadzenie informacji w sposób szczególnie uporządkowany.

Poszczególne komórki organizacyjne urzędu prowadzą ewidencje i rejestry, zgodnie ze swoim zakresem rzeczowym, w tym w szczególności:

Sposób udostępniania danych z rejestrów, ewidencji i archiwów

Obowiązujące przepisy prawa określają zasady udostępniania danych zawartych w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach.
Udostępnianie należy do komórek organizacyjny urzędu, stosownie do ich zakresu działania. Mogą one na pisemny wniosek wydawać kopie, odpisy i wyciągi z rejestrów i ewidencji z zachowaniem przepisów w szczególności o tajemnicy skarbowej, o dostępie do informacji publicznej oraz zasada wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.

Akty prawne organów gminy ewidencjonuje się w rejestrach dotyczących uchwał rady gminy i zarządzeń wójta, których treść udostępniana jest w Biuletynie Informacji Publicznej. W przypadku aktów nie udostępnionych zastosowanie mają zasady określone w ustawie o dostępie do informacji publicznej.

Większość rejestrów i ewidencji, również archiwum urzędu stanu cywilnego, prowadzona jest w postaci zbiorów danych osobowych i przy udostępnianiu danych w nich zawartych mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.
Jeżeli przepisy odrębnych ustaw przewidują odmowę dostępu do danych lub dalej idącą ochronę niż to wynika z ustawy o ochronie danych osobowych, stosuje się przepisy tych ustaw.

Przepis szczególny może zezwalać na ich udostępnianie danych (powszechna dostępność, jawność) bądź też może przewidywać dalej idącą ochronę danych osobowych niż to wynika z ustawy o ich ochronie .

Dane osobowe udostępnia się osobom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. osobom, których dane dotyczą, organom administracji publicznej, organom wymiaru sprawiedliwości, organom kontroli skarbowej, innym organom realizującym zadania ustawowe). Dane osobowe udostępnia się również innym podmiotom i osobom, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania takich danych ( wykażą interes prawny, uwiarygodnią interes faktyczny w otrzymaniu danych), a udostępnienie danych nie naruszy praw i wolności osoby.

Dane osobowe udostępnia się na pisemny, umotywowany wniosek chyba, że przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek powinien zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie.